Skip to content
kh slide show
نامه به جای شما PDF چاپ نامه الکترونیک
نوشته شده توسط همفکری دات کام   
پنجشنبه ۰۲ دی ۱۳۸۹ ساعت ۱۸:۲۱

اثربخشی مکاتبات : شما در یک سازمان بزرگ کار می کنید. این سازمان دارای شعبه های مختلفی در سراسر کشور می باشد. به علت گستردگی سازمان، امکان برگزاری جلسات و دیدارهای متعدد وجود ندارد، لذا برای انجام بسیاری از امور روزانه مکاتبات مختلف و متعددی در فضای سازمان و مابین شعبه های مختلف صورت می گیرد. واحدی که شما مدیریت آنرا بر عهده دارید هم متاثر از روال نامه نگاری اداری می باشد. محتوای مکاتبات عمدتا مبنی بر اطلاع رسانی، هماهنگی جلسات، حل و فصل مسائل، پیگیری پروژه ها ، تشویق، اخطار و... می باشد.

قبلا از اطرافیان خود شنیده بودید که هنگام مراجعه به یک سازمان چگونه در زنجیره مکاتبات اداری گرفتار شده اند و نهایتا پس از مبادله مکاتبات متعدد و رفت و آمدهای زیاد مشکل آنها حل شده است. هم اکنون که از نزدیک روند مکاتبات اداری را بررسی می کنید و می خواهید قضاوت کنید، می بینید که گاها مکاتبات متعددی بین ستاد و شعبه صورت می گیرد اما نتیجه مناسبی اخذ نمی شود. در واقع خروجی مورد انتظار به سختی حاصل می شود. هنگام بررسی مکاتبات می بینید که برخی از آنها دارای سابقه گذشته می باشند و احتمالا همچنان ادامه خواهند داشت. هنگامی که یک مجموعه مکاتبات ادامه دار می شود نشانگر این است مشکلی وجود دارد که حل نشده است. از طرفی به علت حجم کارها و گستردگی سازمان راه حل جایگزین وجود ندارد. کماکان نامه نگاری مهمترین ابزار ایجاد هماهنگی و حل و فصل مسائل است. اما انگار مکاتبات اثر بخشی مورد انتظار خود را ندارند. گاهی مشاهده می کنید که حتی نامه هایی که از طرف مدیران ارشد سازمان هم صادر می شود اثر بخشی مورد انتظار خود را ندارند. و منجر به صدور نامه های پیرو و پیگیری های بعدی می باشد. ممکن است فکر کنید که دریافت کننده نامه در کار خود اهمال دارد. پس به سراغ او می روید و می بینید که او هم در کار خود جدی و پیگیر است. به فکر فرو می روید که اشکال کار کجاست؟ چرا باید برای هر نامه، پیگیری های متعدد صورت گیرد و هر نامه تبدیل به سلسله ای از مکاتبات متعدد می شود؟

واقعیت این است که :

اشکال در خود نامه نهفته است

با نگاهی در محتوای نامه های اداری متوجه می شویم که نواقصی در آنها نهفته است. به عنوان مثال در متن نامه، فقط موضوعی اطلاع رسانی شده است و یا صرفا مساله خاصی پیگیری شده است. در حالیکه فاقد ارائه راه حل پیشنهادی، دلایل توجیهی، اهداف مورد انتظار و یا سایر توضیحات تکمیلی می باشد. در واقع متن نامه دارای نوعی ابهام می باشد. این ابهام باعث برداشت های مختلف توسط خواننده نامه خواهد شد و لذا ممکن است نتیجه مورد انتظار اخذ نشود. به نظر می آید محتوای مکاتبات قبلا به درستی تحلیل نمی شود و همچنین ارتباط و هماهنگی با آن مکاتبات گذشته صورت نگرفته است. این مساله خصوصا در مکاتبات پیگیری کننده مشاهده می شود. در این مکاتبات عمدتا یک مساله خاص پیگیری شده است اما راه حل ارائه نشده است. برای افزایش اثر بخشی مکاتبات اداری توصیه می شود :

· اهداف مورد انتظار از نامه روشن باشد.

· دست آورد مورد انتظار به روشنی مشخص شود.

· دلایل توجیه اقدام ارائه شود

· سابقه اقدامات گذشته مشخص شود.

· راه حل های پیشنهادی در آن درج شود.

· تاریخ های مهم مانند شروع و پایان، سر رسید و... به درستی مشخص شود.

· افراد مرتبط با موضوع به همراه نحوه دسترسی به آنها مشخص شود.

· مکان های مرتبط دقیقا مشخص شود.

· سایت های اینترنتی مرتبط را معرفی کنید.

· سوالات و ابهامات احتمالی خواننده، پیش بینی شود و راه حل ارائه شود.

· برداشت های اشتباه احتمالی پیش بینی شود و جلوی آن گرفته شود.

· نحوه انجام کار درج شود.

· خود پیشران باشد. نیازی به حضور شما در کنار آن نباشد

باید توجه کرد که یکی از نقایص نامه، offline بودن آن است. به این معنی که در صورت نیاز به توضیح بیشتر، شما در کنار نامه خود حضور نخواهید داشت و این باعث برداشت های آزاد خواهد شد. لذا بهتر است قبل از مکاتبه، خود را به جای خواننده قرار دهید و سوالات و برداشت های مختلف او را پیش بینی کنید و ترجیحا برای آنها راه حل ها یا پیشنهادات در متن نامه درج کنید. در واقع متن نامه بتواند به تنهایی از خود دفاع کند و خاصیت خود پیشرانه داشته باشد. به گونه ای پیش بروید که نیاز به حضور شما در کنار نامه نباشد.

هنگامی یک نامه به درستی تحلیل شود آنگاه می توان امیدوار بود که در مسیر خود بتواند مشکلات و ابهامات را حل کند و نیاری به پیگیری های متعدد نداشته باشد. در صورت پیگیری آنگاه می توان دلایل اصلی عدم انجام کار را جویا شد و نه اینکه صرفا پیگیری شود یا اخطار داده شود. آنگاه که دلایل اصلی را متوجه شدیم می توانیم در مکاتبات پیگیری، راه حل های پیشنهادی جدید خود را ارائه دهیم.

همفکری دات کام را یکجا ببینید

آخرین به روز رسانی در جمعه ۰۳ دی ۱۳۸۹ ساعت ۱۲:۴۴
 

اشتراک همفکری دات کام

آدرس ایمیل

Delivered by FeedBurner

وب گردی همفکری

ارزش افزوده برای وب گردی روزانه همفکری

RSS

آمار و ارقام

اعضا : 1
محتوا : 35
پیوندها : 6
بازدیدهای محتوا : 190002

آرشیو مطالب