Skip to content
kh slide show
ساده کنید! PDF چاپ نامه الکترونیک
نوشته شده توسط همفکری دات کام   
پنجشنبه ۰۲ دی ۱۳۸۹ ساعت ۱۸:۱۵

ساده سازی مشتمل بر دوازده راه برای مدیریت پروژه های تکنولوژیک، جدید و خلاقانه

مدیریت یک پروژه جدید را به شما سپرده اند. در این پروژه قرار است با استفاده از یک تکنولوژی جدید، مشکلی را در محیط کار خود را برطرف کنید. استفاده از تکنولوژی جدید ریسک بالایی دارد چراکه ممکن است پتانسیل پذیرش آن در مجموعه وجود نداشته باشد. از طرفی همیشه پرسنل در برابر تغییر مقاومت می کنند. در این بخش دوازده راه کاربردی تحت عنوان "ساده سازی" برای مدیریت پروژه های تکنولوژیک ارائه می شود.

اولویت بندی : یکی از مهمترین مهارت های مدیر پروژه این است که بتواند اولویت ها را تشخیص دهد. در پروژه های تکنولوژیک همیشه برخی فعالیت ها اولویت بسیار بالاتری نسبت به بقیه دارند. در واقع موفقیت پروژه در گرو موفقیت آن فعالیت ها می باشد. مدیر پروژه باید مهارت تشخیص فعالیت های گلوگاهی و مهم پروژه را داشته باشد. در این صورت با تاکید بیشتر بر روی آنها و تمرکز انرژی بر روی آنها می تواند موفقیت پروژه را تصمین کند. تشخیص اولویت ها نیاز به تجربه و همچنین شناخت نسبی از تکنولوژی جدید و حجم فعالیت های لازم دارد. اولویت ها ممکن است در طول زمان تغییر کنند. مدیر پروژه باید مدام اولویت ها را بازبینی کند.

مدیریت آرمان های پروژه : در پروژه جدید آرزوهای زیادی برای موفقیت آن وجود دارد. تهدید موجود اینست که ممکن است انتظارات و آروزهای زیادی در مورد نتیجه پروژه ایجاد شود. یکی از کارهای مدیر پروژه اینست که از گسترش بیش از حد آرمان های پروژه جلوگیری کند.

حذف برخی درخواست های مشتری : برای حفظ سادگی پروژه لازم است برخی از انتظارات مشتری ها و ذینفعان پروژه تعدیل شود. این تهدید بخصوص در پروژه های نرم افزاری که پتانسیل زیادی برای پیچیده شدن دارند وجود دارد. در واقع لازم نیست که به تمامی نیاز های مشتری پاسخ داد چراکه این نیاز ها پایان ندارد. مهم اینست که بتوان میان حفظ سادگی و رضایت مشتری تعادل برقرار نمود. گاهی لازم است برخی حقایق را در پروژه بپذیریم. و همچنین برخی محدودیت ها را هم بپذیریم. چراکه زمان و نیرو محدود است و نیازها بی شمار. برای ایجاد یک اتوبان همیشه لازم است برخی از خانه های مسیر خراب شوند تا اتوبان مسیر مستقیم خود را حفظ کند و مدام مجبور به پیچیدن نباشد. در پروژه هم لازم است گاهی این تصمیم ها اعمال شود تا پروژه پیچیده و سهمگین نشود. این مساله بخصوص در پروژه های عظیم لازم است رعایت شود. نفع این کار به همه بازمی گردد. ممکن است مشتری مجبور باشد برای انجام یک کار چند فعالیت اضافی انجام دهد. این برای او سخت است. اما از طرفی ممکن است برای راحت نمودن کار مشتری مجبور به انجام هنگفت فعالیت ها باشیم که این خود پروژه را به تعویق می اندازد. در این جا از پتانسیل ها و ابزارهای قبلا آماده استفاده می کنیم و سعی می کنیم خود را با آنها وفق دهیم. اما از طرفی زمان و هزینه زیادی در پروژه صرفه جویی خواهد شد.

استفاده از پتانسل های درونی : همیشه باید قبل از شروع پروژه نگاهی به اطراف خود انداخت و داشته ها و نداشته ها را تعیین کنیم. باید مشخص شود که نیروها و ابزارهای در اختیار پروژه دارای چه توانایی ها و پتانسیل های درونی می باشند. سپس سعی کنیم این توانایی ها و پتانسیل ها و استعداد ها را در مسیر پروژه همراستا کنیم. در این صورت در بسیاری از فعالیت های آتی پروژه می توانیم مطمئن باشیم که به خوبی انجام خواهد شد و نیازی به کنترل دائم نخواهد داشت. دلیل آن این است که مدیر پروژه توانسته است استعداد های افراد و قدرت ابزار های در اختیار را با اهداف پروژه همراستا نماید. تشخیص استعداد ها و پتانسیل های در اختیار یکی از مهارت های مدیر پروژه می باشد. ممکن است ابزار های خوبی در اختیار داشته باشیم که با کمی تغییر در نیازهای خود بتوانیم به خوبی از آنها استفاده کنیم. در این حالت نیاز است که انعطاف پذیری داشته و نیازهای خود را با ابزار ها و استعداد های آماده وفق دهیم. در واقع بهتر است بر روی ایده آلهای خود و تعیین دقیق نتایج پروژه تعصب بیجا نداشته باشیم.

ابزار های آماده : در هر پروژه برخی فعالیت های هسته ای وجود دارد و برخی فعالیت های جانبی. فعالیت ها هسته ای جزو فعالیت های اصلی پروژه می باشند که نقش زیادی در حصول اهداف پروژه دارند. اما گاهی ممکن است برای تکمیل یک فعالیت جانبی مجبور به صرف زمان زیادی باشیم. در این حالت بهتر است در اندیشه واگذاری فعالیت های جانبی بوده و یا در فکر استفاده از ابزار های آماده باشیم. برای موفقیت در یک پروژه لازم نیست که در اندیشه ساختن آن از ابتدا تا انتها باشیم. اگر نگاهی به اطراف خود بیاندازیم ممکن است ابزار های آماده مفیدی ببینیم که استفاده از آنها ما را از دردسر برخی از فعالیت های حجمی و وقت گیر پروژه رها می کند. در این صورت می توانیم بر روی اهداف اصلی پروژه تمرکز کنیم. ممکن است استفاده از ابزار های آماده نیار به تغییر در برخی نیازهای ما داشته باشد اما صرفه جویی زمانی که در نهایت ایجاد می کند فایده بیشتری ایجاد می کند.

سبک سازی پروژه : در خلال پروژه ممکن است برخی فعالیت ها مشمول رفع پیشنیازهایی گردند. گاهی رفع این پیشنیازها میتواند زمان انجام پروژه را به عقب اندازد. توصیه می شود در حالتی که نیروهای در اختیار کم می باشد، ساده ترین و سبکترین راه حل انتخاب شود. راهی میانبر اندیشیده شود که بتوان پیشنیازها را به صورت موقتی دور زد. چراکه منوط کردن پروژه به انجام پروژه ای دیگر باعث سنگین شدن پروژه خواهد شد. ممکن است راه حل موقتی ایده آل ما نباشد اما مهم اینست که ما از اهداف اصلی پروژه دور نیافتاده ایم. برخی از فعالیت ها از نیاز به فعالیت های دیگر رها شوند تا در زمان مقرر به انجام رسند. برای این رهایی ممکن است راه حل های موقت و جایگزین اتخاذ شود که مورد تایید نباشد اما مهم این است که محوریت پروژه بر اهداف اصلی حفظ شده است. هنگامی که اهداف اصلی حاصل شدند آنگاه می توان با آرامش راه حل های موقتی را تبدیل به راه حل های دائمی نمود.

توجه به هدف اصلی پروژه : توجه کنید که هدف اصلی پروژه چیست و لذا بر روی آن تاکید نمایید. اگر در خلال پروژه، اهداف و ایده آلهای جدیدی درست شدند بهتر است وسوسه نشوید چراکه محدوده پروژه باید کنترل شود و از بزرگ شدن اهداف جلوگیری شود. مدام هدف اصلی پروژه را در ذهن خود مرور کنید در این صورت بهتر می توانید تصمیم بگیرید و یا انتخاب نمایید.

استفاده از مفاهیم طبیعی و انتزاعی در طبیعت : با نگاهی به طبیعت اطراف خود می توان دید که پدیده ها در عین پیچیدگی از قوانین ساده ای تبعیت می کنند. به عنوان مثال استفاده از مفهوم شی گرایی در معماری نرم افزار باعث ایجاد تحولی بزرگ در ساختار برنامه ها شده و از پیچیدگی های داتی نرم افزار ها جلوگیری نمود. شی گرایی از مفهوم ساده ارث بری در طبیعت استفاده نموده است.

ساده سازی اهداف و فرایندها : اهداف خوب اهداف خلاصه و مشخصی می باشند. فعالیت خوب خود در برگیرنده مفهوم خود می باشد. لذا اگر زمانی مشاهده شد که برای هر کدام از اهداف و فعالیت های پروژه نیاز به توضیح زیادی می باشد، باید گفت که دو حالت رخ داده است : 1- اهداف و فعالیت ها خوب مشخص و تعریف نشده اند. در این حالت اهداف بازنگری شوند. فعالیت خوب خودش در بردارنده اهداف و مفهوم خود می باشد. لذا نیازی به توضیح نخواهد داشت. 2- به توانایی های پرسنل اعتقاد وجود ندارد. بهتر است این نگرش از ذهن حدف شود چراکه توانایی های پردازشی انسان بسیار زیاد می باشد. به توانایی ها و استعداد پرسنل اعتماد شود. مقداری از قضاوت به خود آنها سپرده شود. گاهی با ارائه سرنخ های راهنما می توان مطمئن شد که بقیه راه را خود خواهند رفت. در اندیشه این نباشیم که ذهن آنها را دقیقا مانند ذهن خود شکل دهیم. شما کلیات را بازگو نمایید و برای ادامه راه به توانایی آنها اعتماد کنید. در این صورت ممکن است به خلاقیت های جدیدی برخورد کنید که در حالت محطاطانه آنرا از پرسنل خود نمی دیدید.

پذیرش بی نظی و ابهام : هنگامی که در فکر این می باشیم که تمامی فعالیت ها سازمان منظمی داشته باشند آنگاه ممکن است از خلاقیت های ذاتی محروم شویم. پس توانایی پذیرش ابهام را در خود تقویت کنیم در این صورت ممکن است نتایج جدیدی در آینده ببینیم. همچنین توانایی پذیرش بی نظمی خود فرصتی برای سرشار شدن ایده ها و خلاقیت های جدید در پروژه خواهد شد.

بیشتر فکر کنید تا کمتر عمل کنید : گاهی با بازبینی مستمر فعالیت های پروژه ممکن است برخی از آنها را به علت عدم نیاز حذف نماییم. مدام فعالیت های پروژه را تحلیل و بازبینی نماییم. این باعث می شود که فعالیت های غیر لازم را تشخیص دهید و از انجام آن جلوگیری کنید. و همچنین باعث می شود برخی فعالیت ها را هم که در عهده انجام آن نمی باشیم برای آن چاره ای بیاندیشیم.

بشکنید و پیروز شوید : در حالتی که توانیی ها محدود است، تکنولوژی پیرامون ضعیف است و شرایط محیط کار متغیر می باشد بهتر است اندیشه انجام پروژه های بزرگ از ذهن دور شود. بلکه در این حالت پروژه به فازهای کوچکتر تقسیم شود و برای هر فاز نتیجه و هدفی محسوس و قابل لمس قرار داده شود. به گونه ای که در زمان های کمتر بتوان به اهداف کوچکتر رسید و هر هدف انگیزه ای ایجاد کند برای انجام فاز بعدی پروژه.

کارفرمای منصفی باشید : نفس کارفرما بودن ایجاب نمی کند که هر آنچه را که در نظر داشته باشیم از پیمانکار درخواست کنیم. خصوصا در مواقعی که اخذ یک پروژه برای پیمانکار در فضای رقابتی سخت باشد آنگاه پیمانکار مجبور به اطاعت از درخواست های کارفرما می باشد. تعدد درخواست های کارفرما و پذیرش همه آنها از طرف پیمانکار در وهله اول خود تهدید برای عدم موفقیت پروژه کارفرما است.

مدیریت ساده : کاهش کنترل، اعتماد به استعداد ها، پذیرش بی نظمی، ابهام پذیری، اولویت بندی

طبعیت از اصول ساده سازی نیاز به چندین پیش نیاز خواهد داشت : جسارت، ابهام پذیری، پذیرش انتقاد

3 درس اصلی :

1- تصویر بسازی

2- ساده سازی کنید

3- اعتماد کنید

مطالب مرتبط : ساده سازی : راهی برای شروع

همفکری دات کام را یکجا ببینید

آخرین به روز رسانی در جمعه ۰۳ دی ۱۳۸۹ ساعت ۲۰:۰۵
 

اشتراک همفکری دات کام

آدرس ایمیل

Delivered by FeedBurner

وب گردی همفکری

ارزش افزوده برای وب گردی روزانه همفکری

RSS

آمار و ارقام

اعضا : 1
محتوا : 35
پیوندها : 6
بازدیدهای محتوا : 202895

آرشیو مطالب